Elizabeth Puente M.
Si alguien me preguntara cuáles son las palabras que más escucho cuando estoy en la agencia contestaría que, además de fecha límite (o deadline, en inglés), apostilla y legalización son las que más suenan. He recibido varias llamadas de clientes que están muy preocupados porque necesitan hacer un trámite gubernamental y no entienden lo que les pide la autoridad en cuestión. Algunos incluso se molestan conmigo porque al tratar de orientarlos tengo que explicarles que una agencia de traducciones no hace apostillas ni legalizaciones. Una agencia de traducciones se dedica, básicamente, a traducir.
¿Entonces?
Tanto la apostilla como la legalización son procedimientos que hace la autoridad y consisten en el reconocimiento de las firmas que aparecen en un documento oficial, ya sea un título profesional, un acta de nacimiento, un acta de defunción, una cédula profesional, etcétera. Por ejemplo, una cédula profesional expedida en México por la Dirección General de Profesiones está firmada por el director de esta oficina. Mediante la apostilla o legalización se comprueba que esa firma es original y que realmente corresponde al director de esa dependencia.
La diferencia entre apostilla y legalización se basa en que los países que suscribieron la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961[1], en la que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos reconocen o autentican firmas a través de una apostilla, mientras que los países que no la suscribieron realizan el mismo procedimiento a través de una legalización.
¿Quién se encarga de apostillar documentos mexicanos?
La autoridad encargada de expedir apostillas en México es la Secretaría de Gobernación. Si el documento que se va a apostillar se expidió en alguno de los estados de la República, la Secretaría de Gobernación cuenta con una lista de las oficinas estatales encargadas de estos procedimientos.
En el caso de la Ciudad de México, el Archivo General de Notarías es quien se encarga de estos trámites.
¿Qué sucede con los documentos extranjeros que se presentan en México?
Para que surtan efectos en nuestro país, los documentos expedidos en el extranjero también deben estar apostillados y los documentos extranjeros deben apostillarse en el país de origen. En este caso solo hablamos de apostillas porque México sí es parte de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961.
Si te quedaste con alguna duda o quieres leer más al respecto, por aquí dejo algo de información útil.
http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5317985&fecha=15/10/2013
http://dicoppu.segob.gob.mx/es/DICOPPU/Apostille
https://www.acnur.org/fileadmin/Documentos/BDL/2001/0506.pdf?file=fileadmin/Documentos/BDL/2001/0506
[1] https://www.acnur.org/fileadmin/Documentos/BDL/2001/0506.pdf?file=fileadmin/Documentos/BDL/2001/0506